Voor een opdracht bij onze opdrachtgever/eindklant, zoeken we een bekwame:

• Let op! Bij voldoende passende aanbiedingen kan de aanvraag al eerder gesloten worden, dus reageer op tijd.]
• Doorleen constructies mogen niet worden gebruikt. Opdracht staat open voor zelfstandige freelancers.
• Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP’ers of DGA’s; eventueel geïnteresseerde zelfstandige freelancers kunnen zich op detacheringsbasis (= met loon uitbetaling) laten aanbieden. Voor de freelancer-ZZP-er kunnen we uitstekend alternatief bieden in de vorm van Detachering via www.interlancing.nl
• De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do. Is hybride werken mogelijk: gedeeltelijk, maar altijd in overleg. De functie vereist aanwezigheid op de tramremise in Nieuwegein op dinsdag en is gewenst op maandag, woensdag en donderdag.

Opdrachtgever:

De Provincie Utrecht is een Nederlandse provincie gelegen in het midden van Nederland. De provincie heeft ongeveer 1,3 miljoen inwoners en bestaat uit verschillende steden zoals Utrecht, Amersfoort en Nieuwegein. De Provincie Utrecht staat bekend om zijn centrale ligging en zijn historische steden. In de provincie zijn diverse natuurgebieden te vinden, zoals de Utrechtse Heuvelrug en de Vinkeveens Plassen, die populair zijn onder natuurliefhebbers. De Provincie Utrecht zet zich in voor een duurzame ontwikkeling van de regio, waarbij aandacht wordt besteed aan onder andere mobiliteit, natuur en cultuur.

Organisatie:

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het Trambedrijf heeft als doel “Veilig en betrouwbaar Openbaar Vervoer binnen de gestelde kaders en tegen zo laag mogelijke kosten gedurende de levenscyclus”.

Het systeem bestaat uit de lijn, die loopt van Utrecht Centraal naar Nieuwegein en IJsselstein en de lijn van Utrecht Centraal naar de Uithof. Daarnaast zijn wij verantwoordelijk voor andere OV-assets zoals het Dynamische Reisinformatie Systeem (DRIS) op de bushaltes in de provincie Utrecht, de nieuwe tramremise en bus stallingen.

Opdrachtomschrijving:

Je gaat als secretaris en officemanager binnen het Trambedrijf de organisatie ondersteunen, overleggen voorbereiden, verslaglegging verzorgen en fungeren als schakel tussen management en team, met een focus op communicatie en organisatie.

Opdracht:

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou. Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Werkzaamheden:

• Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
• Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico’s die relevant zijn voor de organisatie;
• Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. de management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega’s in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
• Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;
• Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;
• Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Harde eisen/KO criteria:

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO4 / HBO niveau.
• Minimaal 3aar aantoonbare werkervaring als secretaris.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen de overheid.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als office manager.
•  Kandidaat is beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag de vaste dag op de tramremise. – Aantoonbare werkervaring met MS Office.

Competenties:

• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord & schrift
• Communicatief vaardig
• Proactief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Tram/Vervoerbedrijf.

Let op!

Bovenstaande zaken moeten duidelijk terug te zien in de cv en/of motivatie!

Reageren:

• Meest recente cv, in Word formaat, max 5 x A4
• De gemeente wil voor deze opdracht 2 complete referenties hebben
• Goede motivatie, gericht op de aanvraag
• Toelichting op de harde eisen en competenties
• Beschikbaarheid
• Tarief

 

Dave Wassmer
Team ICT / IT Techminds
+31 6 83690169
www.it-techminds.nl